你也同感於工作都被視訊會議給耽誤?
或常因為開會冗長而煩惱嗎?
疫情期間,很多會議轉變成「線上」。這種新型態的會議,逐漸成為我們日常工作的一環。

線上、線下會議最主要的區別,就在於「環境」與「互動」方式的轉變,例如:用電腦的線上會議zoom電腦版,或是用線上開會APP來開會,都大幅度影響我們快速連結各地夥伴。但是,當大家開會的型態都線上化時,「線上會議主持」的能力,將成為職場工作者必備的技能之一。

本文將分享執行一場成功的線上會議,該具備與注意的12件事。


線上會議前


【第一,會議前準備: 釐清線上會議的目的

方法一:Amazon線上會議流程內的六頁思考點

國際的跨國公司,各分公司設立在全球的不同地方,線上會議就成為一種常見的會議型態。全球最大的網際網路線上零售商之一Amazon,為了要跟全球各據點的同事交流,線上會議就是一種常見的開會型態。

Amazon在線上會議管理上,有一個著名的會議管理技巧,「6-pager」,在遠距會議開始後,每位參與會議的成員,都要花15-30分鐘的時間來閱讀「6-pager」。這六頁問題分別是:

  • 會議背景:What we do?
  • 解決問題:Why we do it? or Whats the problem
  • 如何執行:How we do it?
  • 成果檢驗:Validation
  • 討論分析:Discussion/Analysis
  • 總結論點:Summary

閱讀完後,每個人對於開會的基本內容有一定程度的了解,這對會議討論的建議方向,以及會議的結果產出會更有效率。因為不必說明每項討論的細節,大大提升開會效率。

方法二:3個問題掌握會議核心重點

不論是線上線下會議,要舉辦一場好會議,都有幾個核心的思考點。首先,每位參與者都要知道「會議目的」跟「會議相關的訊息」。這邊分享在會議舉辦前,需要思考三個問題:

  • 會議緣由:參加會議的背景是什麼?
  • 會議目標:這場會議要解決什麼問題?
  • 會議成果:會議要討論哪些事情?

另外,還必須提供「線上會議開會通知」確保每個人都有收到


【第二,會議前準備:任務分配】

身為主辦者不只是要舉辦會議,還要能分配任務,一般而言,視訊會議需要的角色任務包含:

  • 主持人:負責整場會議主持與引導。
  • 協調人:若有人遲到或系統連線等問題,請協調人處理讓會議繼續進行才不會延宕。
  • 記錄人:每場會議的會議紀錄人,重點記錄讓彼此確認討論結論與進度。雖然線上會議可以直接錄下所有的開會細節,但是冗長的會議其實不會有人會去看回放,但是重點記錄可以讓成員快速進入討論主題之後的執行。

【 第三,會議前準備:確認使用的系統與工具 】

主持人先跟與會人員確認使用的會議系統,以及協作工具的各項功能,確保大家用相同的系統傳送資料與討論,才不需要因切換浪費時間,或跟不上進度。例如:提問統一在留言區,白板的使用功能熟悉等。
貼心提醒,主持人在會議中間也可以一段時間停下來,確認大家是否在相同進度上喔!

確認使用的系統與工具
圖片來源:pixabay

線上會議中-注意事項


【第一,視訊會議中:避免可能的干擾發生】

在視訊會議中,最常見的就是聲音和視覺干擾。

  • 避免雜音干擾:線上會議與線下會議的區別,在於面對面的線下會議,兩人交流的言論,可以在彼此之間聽到,但是轉換到線上會議時,只要妳的麥克風沒關,他人說話就會讓所有人聽到。所以在會議開始前,不論是幾十人或是幾百人參與,麥克風沒關,容易聽不到會議主持人的聲音,因為會被其他參與會議的聲音干擾。(身為主持人,會議開始前,要先提醒大家把麥克風關掉。)
  • 確認視覺呈現:光線和穿著是視覺很重要的一環,不要背光或在灰暗的燈光下,讓人看了昏昏欲睡,另外,服裝非常能展現專業,讓對方信任和想聽你說話,因為任誰都喜歡看到乾淨舒服的畫面。

【 第二,視訊會議中:主持人3點注意事項 】

線上會議比實體更難控制會議流程,主持人的節奏掌控很重要,詳細的線上會議主持人技巧,請見下個小節。以下三點主持人切記留意:

  • 開場:告知今天會議主題與流程、介紹今天與會人員與職責
  • 進行:清楚指示現在討論主題和發言人
  • 轉場:每個段落都要小結、進入下個主題前,要詢問聽眾是否還要繼續討論
線上會議
圖片來源:pixabay

線上會議中-主持技巧


【第一,線上會議主持前的準備

當你要擔任線上會議主持的角色,除了前面提到會議重要資料,還有整個會議進行的相關事情,包含會議時間、會議軟體、人員、流程等。

以下,你可以運用這份會議檢視清單,用來確認會議的準備狀況。

  • 會議時間:日期、時間點、什麼時候開始進場,準時開始時間
  • 會議軟體:確認軟體的安裝、能網路連線
  • 與會人員:參與人名單,用在介紹與會者
  • 主題流程:寒暄問候、與會者介紹、會議目的、會議流程時間

這些都是線上會議住持人需要掌握的基本訊息,可以列為你在舉辦線上會議規範,以利於提升準備線上會議效率。


【第二,線上會議主持人的開場4步驟

如果是第一次舉辦線上會議主持,你可以掌握提升線上會議效率幾個要素,包含:硬體器材順暢、會議前的提醒。一場線上會議效率,主持人的一些關鍵動作,都能夠起到會議順暢,讓參與會議者掌握會議的進度。

以下提供四步驟,讓主持人有一個標準流程,逐步導引會議的進行。

第一步:寒暄,將注意力聚焦

通過問候話語,把大家的注意力集中。例如:各位夥伴大家好,歡迎大家今天聚在這裡一起開會。藉由一些簡單的開場詞,提醒大家會議開始。也讓每個人的目光,聚焦在你身上。

第二步:參與會議的人員介紹

一開始介紹自己身分,再來介紹參與會議的重要人物,這邊需要注意,即使面對螢幕的線上會議,也要把參加會議的所有人介紹一輪,這不只是視訊會議禮節,讓大家知道有哪些人來參加,更是告訴大家,參與會議的人都是重要的。同時也確認線上會議的功能有沒有正常。

第三步:會議目的與討論主題

說明這次會議舉辦的目的,是為了解決什麼問題,以及有哪些議題要討論。 會議不只有自己的團隊,有時還有跨部門、主管參與,所以會議主持人要讓大家知道「參與這場會議的意義」,會議主持人可以運用「換位思考」,來想像假如你是參與會議的人,最在乎的是什麼,什麼內容跟自己最有關係,這些又會什麼影響。

第四步:會議流程的時間結構

說明會議進行的主軸,還有每個主題環節的時間,額外提醒如果線上會議時間長,也是需要安排5-10分鐘的休息時間


【第三,2個小技巧,提升會議共識的成效

主持人在會議指導的動作,能夠提升會議進行的效率,以及幫助大家理解會議的討論進度。為確保會議傳遞的訊息,大家有沒有共識。可以通過以下兩個線上會議主持的技巧:

  • 技巧1:小節提問,通過問題來引導大家分享,先前講過的主題與討論的結果。
  • 技巧2:重述結論,整理剛才會議討論的重點,讓大家回想起會議內容。

以上內容將幫助你提升會議主持效率,掌握需要具備的技巧有哪些。不只能作為遠距溝通的一種能力,更是提升會議結束後,團隊工作的執行效率。

任務分配
圖片來源:pixabay

線上會議加分細節


如果您還想讓視訊會議的品質加分,以下針對有四項可以優化調整的細節:

第一,不要看螢幕 】

在實體會議中,你對著人說話時,通常會看著對方的眼睛,但是在視訊會議中大家習慣盯著螢幕,在對方看來你是斜眼看旁邊。因此,輪到你發言時,請專注於黑色圓鏡頭的深層,對方才會感覺你的眼睛有神,儘管一開始會不習慣,但是久了就會自在許多。

第二,保持公眾表達的音量 】

不要因為是坐著面對鏡頭,就可以輕聲細語,要像公眾表達時,對著麥克風說話的音量,會聽起來更有精神。另外,也要善用抑揚頓挫和快慢停頓點,讓大家更專注在你說話的魅力上,而不會想要做自己的事或滑手機。

第三,鏡頭螢幕視角 】

注意對方看你的視角,可能看到你的鼻孔、雙下巴,或是高角度與距離鏡頭太近的壓迫感等。另外,也要特別確認畫面是否會切到你的頭部,或手比動作時,是否出鏡,這些都會降低別人繼續跟你視訊的意願,甚至想要提前結束會議。

第四,提供適當簡報視覺畫面 】

雖然大家手上都有資料,但因為彼此不是處於同一空間,可能在開會的時,沒有翻到對應的頁面而你卻不知道。因此,建議將設計好的簡報頁面,搭配報告同時展現,讓大家能專注當下會議內容、加速進行效率。

延伸閱讀:給後疫情時代忙於線上會議的你!6項加速遠距工作效率的能力

疫情影響下,加速遠端工作的普及,導致「線上會議能力」,成為未來職場者的必備技能。了解線上會議好處與技巧,將會提升你與他人更有效率的合作。

雖然線上會議眉角多,但是其實都不難做到,大家可以試著將這12件事作為檢核清單,於每次線上會議開始前,一一檢視是否準備好了。
最後,祝大家都能成功打造高效的線上會議!

您也有訓練需求嗎?

填寫訓練需求表單,我們將盡快派專人與您聯繫,提供相關培訓建議與資料,以協助您的企業人才持續發展。

[yarpp]

陳韻如
陳韻如Vicky | 好感度教練

Vicky研究與實務經驗豐富的企業管理碩士,金融業資歷8年,擅長用口碑行銷的角度分析人性,亦用管理學的角度協助企業解決問題,為客戶建立自媒體與形象塑造。 9年活動策展主持經驗,為各大公司活動行銷,自媒體發達的時代,以新媒體為服務公司經營行銷,帶來許多成效。授課風格時而睿智理性,時而魅力感性的講授影響力,同時引發熱忱與投入,提高學習績效。活潑生動之小組討論及互動、技巧演練。