到底塞車了是誰的錯!從天竺鼠車車看組織任務執行的窘況


是什麼導致組織任務進度塞車?


「小朋友才看鬼滅之刃,大人都看天竺鼠車車!」

相信你也被這個萌翻的動畫燒到了吧!
劇情中沒有一句對話,只有PUIPUI的聲音,在簡短的時數內,卻又刻畫了各具特色的角色個性,讓觀眾完全被療癒。
但你知道嗎?
其中還呼應許多組織問題喔!今天王老師就從動畫帶你學管理。

你是否還記得,在第一話【塞車了是誰的錯?】裡,橋上的天竺鼠都被路口的那台車子擋住了,導致車輛嚴重回堵的劇情。
這時候你可以思考一下,工作中是否有一樣的情境?

是的,任務執行時總有會卡在某些關鍵角色,而這樣的塞車狀況,很大一個原因是來自於「溝通不良」。
在工作上,經常會因為訊息的溝通不良,導致我們要花很多時間去「釐清訊息」,或是在了解的過程中,因為沒辦法抓到對方的重點,導致兩人耗費大量的時間雞同鴨講、彼此猜測,以至於工作進度落後塞車。

理解溝通不良的兩個視角:

  • 傳遞方:傳遞訊息不明確
  • 解讀方:無法掌握對方重點

溝通不良的兩大原因


溝通不良
圖片來源:pixabay

首先,我們先來理解,為什麼會產生溝通不良?

主要原因在於,大部分的人在描述一件事情上,有太多不必要的贅述。
讓原本一句就能說清楚的事,變成用十句話來描述。

另一個讓人們有溝通不良的情況,就是兩人的知識背景不同,如同理工科背景,跟文科生背景的思路,在看待一件事情時,會直覺從自己擅長的思路來解讀。

所以你會發現,真正讓我們產生溝通不良,除了說的一方訴求不清楚,或者聽不懂對方在講什麼。沒有「精準解讀」的方向與「抓住重點」的溝通,會花更多時間去釐清對方真正的意思。

溝通不良的根本原因:

  • 解讀訊息的知識背景不同
  • 掌握重點的能力不足

有效化解溝通障礙的方法


一、企業常見案例

在企業裡的溝通不良,常會發生對方贅述了一堆話語,結果對方只總結一句:「所以你找我要做什麼?」

接著,你請他再說明清楚,結果對方只是把剛才的話語,重新說明了一遍,得到的結果,依然沒有點出「找你要做什麼?」的結論。

針對以上的案例,在對方說明時,你會用什麼樣的方式,來引導對方的說法?

二、釐清目的,用選擇題找到答案

選擇題
圖片來源:pixabay

上述的案例,往往會覺得對方贅述過多,不知道對方要你做什麼。

你可以從對方的話語中,來去思考「對方找我到底要做什麼?」

這個就是所謂的「目的」

如果你從對方說的話,還沒辦法清楚理解有哪些重要的資訊,可以運用「選擇題」逐步釐清對方找你溝通的目的。

例如:你是要解決商品怎麼符合對方需求?還是要跟客戶進一步解釋我們的想法?

藉由給予對方選單,一方面是釐清對方想法,另一方面,則有助於溝通的精準度,找到對方為什麼找你的溝通目的。

三、說明情境,強化訊息解讀的「目的性」與「選擇法」

在實際說明的時候,除了給予對方選項,還可以用「情境」的說明,強化整個背景。

例如:你先幫對方釐清現在的情境,可以這麼說:「也就是說,我們某一家產品在貼標籤的時候,發現之前的做法是這種方式,現在卻變成了這樣。」通過情境的描述,判斷對方找你的理由。

再來你接著問:「所以這個狀況,你想跟我要討論,是用A方案,還是B方案來處理。」

通過話語的「目的性」釐清,以及整理出解決方案的「選項」,把對方的意圖勾勒出來,讓溝通能夠更聚焦,釐清對方找你的原因!

以上解決組織溝通不良的方法,你學會了嗎?

我是王老師,我們下期見!

生活即管理

生活處處可見管理的足跡! 本專欄將從生活的各面向,例如:社會事件、電影、書籍、動畫等,透過王老師多年來的顧問與授課經驗,以及精準與高品質的反饋技巧,帶大家深入探討生活中的管理知識與技巧。


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