借鏡國際企業在一年多的疫情風暴下,已經積累如何應對遠距工作模式。這文從「疫情時代的轉型領導」直播論壇中,彙整會談中面對疫情的因應方式。

Leading Virtually疫情時代的轉型領導-講者介紹

「疫情時代的轉型領導」直播論壇,由太毅與Insights一起共同舉辦,邀請兩位講者:

  • 台灣微軟(Microsoft® ) 首席營運長 陳慧蓉 Flora
  • 英國Insights Discovery® 亞洲區董事 黃欣鳳 Yvonne

由Insights Discovery®台灣顧問總監 李瓊芬 Joanne來主持此次會談的焦點,透過此次會談,讓我們了解全球在經歷十幾個月的疫情下,怎麼進行遠距工作及領導。


Part1. 遠距工作效率:看不到員工怎麼管理?


面對混合式辦公的狀態,在內部管理上,以前都是我看到員工,現在看不到怎麼管理?我們先思考一個問題,

員工坐在你面前,一天八個小時,所有的時間都在工作嗎?

現在遠距團隊工作,團隊要如何凝聚工作效能。例如:現在很多公司,新到職的人沒有面對面過,卻要在一起工作,在遠距工作模式下,如何讓團隊更有效率。

【對談】講者:台灣微軟(Microsoft ) 首席營運長 陳慧蓉 Flora

在微軟(Microsoft)十幾年的職涯裡,我的老闆主要在國外,所以常需要保持遠距工作的狀態。

另一方面,微軟從第三位微軟執行長薩蒂亞.納德拉(Satya Nadella)上位後,我們在五、六年的期間,把所有的工作模式搬到雲端,不管是工具還是文化,都已經適應混合工作模式。

一,遠距管理的管理特徵與環境切換

這次疫情下,我們希望將現有的經驗,幫助客戶來持續前進,轉換到遠距工作模式,相較於原本辦公室辦公有一個重要的觀點,那就是「遠距辦公」與「線下辦公」的工作場景,需要有另一套管理特性。

主要體現在兩個面向:

  1. 管理面:應變彈性,彈性是遠距工作基本要素
  2. 環境面:場景切換,遠距工作的場景氛圍

管理面:應變彈性,彈性是遠距工作基本要素

我們在遠距工作中,要怎麼建立好的工作氛圍,例如:有些同事有小孩要照顧,所以在遠距會議中,有時需要照顧小孩離開會議一下。面對這種情況,我們有一種默契,給出適當的「彈性」,例如:在會議上有些錄影,他可以運用彈性在非同步下,還是能完成各自的任務。

如果企業主給出更多的彈性,員工會對公司付出更多,會更願意幫公司多做一些。透過這樣的管理特性,我們在後台數據的流量發現,員工的信件數量,和會議流量都在成長。

所以遠距工作,並非會降低執行力,而是要提供工作者更靈活的工作模式,讓大家能釋放個人的創造力,把手上的任務完成。在遠距管理的思考,首先要建立良好的工作氛圍,從信任員工,給予彈性的工作模式,才有機會讓每個人為各自的專案負責。

環境面:場景切換,遠距工作的場景氛圍

剛開始實行遠距工作模式,很多人覺得只是從床上到書桌,但是,這是很不健康的作法。因為你的場景沒有做轉化,這些會讓身、心、靈感到混亂,以至於晚上想休息,還會覺得自己一直在工作,導致員工的工作壓力更大。

為了解決環境切換的問題,我們規畫虛擬的交通時間,例如:八點到八點半這段期間,會有一段檢查動作。例如:我們現在把訓練活動,放到早上的時間裡,做些適當的冥想、自我對話的練習,同時,把教育訓練結合在一起,不僅對內提高團隊合作的效率,這種在心靈的場景轉化,是非常重要的儀式。


【對談】講者:英國Insights Discovery® 亞洲區董事 黃欣鳳 Yvonne

二、遠距工作的氣氛培養

不論是線下辦公還是線上辦公,工作場景的「人味」跟「溫度」是團隊合作的重要催化劑

為了讓大家在遠距工作能感受到彼此,我們開始不斷嘗試著各種實驗,最初規定大家上網聊天,可是這樣聊天很乾。後來找到一個好的模式,就是聚在一起飲食,讓大家開鏡頭一起吃。

平常強迫開鏡頭會覺得壓力大,會感覺不自在,但是,透過吃點東西的場合,很多自然的舉動就流露出來。我們也在這樣的氛圍下,更加了解彼此的狀況與個人模樣,一旦有了信任感與在團隊內的認同後,大家在工作上會更願意合作。

所以在遠距工作的狀態下,不只要教導員工遠距工作的能力,還有塑造遠距工作的幸福感。

三、儀式感實踐

儀式化:提升遠距工作效率,你需要為團隊建立遠距模式的儀式感

【推薦書籍】
儀式感:把將就的日子過成講究的生活》
《原子習慣:細微改變帶來巨大成就的實證法則》
《起床後的黃金1小時

生活中建立儀式感,從身邊的環境來著手,逐步塑造生活中的小習慣。


Part2. 軟實力:遠距領導者的內在特徵


面對遠距工作模式,領導者在自我的心態上,要有哪些方面的準備?

一、遠距領導者的2大心境特徵

【對談】講者:英國Insights Discovery® 亞洲區董事 黃欣鳳 Yvonne

線上的遠距工作,讓人與人之間的距離,拉開的不只是實體距離,還有心理距離。我們每個人都有自己的性格,在疫情期間,有些被壓抑的釋放出來。例如:有些人實體辦公室裡,比較沉默安靜,可是轉換到遠距工作中,反而因為距離的安全感,變得勇於表達。

面對心境上的變化,領導者需要照顧自己的心境養成,還有幫助團隊成員對自我的覺察。

抗壓力:面對環境變化的自我調適

當你在看新聞時,也是眼睛在吃東西,如果看完新聞感覺愈來愈糟,這就像吃垃圾食物,等於把自己的心靈搞得亂糟糟。你需要時刻問自己:我現在的內心感受如何? 如果會讓你不開心就不要去做,你是可以選擇的。

首先,把自己拉出焦慮的狀態,在疫情之前,你最好狀態在哪裡?你的心靈免疫力在哪裡?

提升自我抗壓力的目的,是讓心境平穩,才有辦法好好引導團隊前進,當你照顧好團隊後,團隊才會照顧好客戶。

自我覺察:幫助團隊成員自我覺察

人在壓力之下原本是什麼狀態,疫情下會把這個情緒放大,你得把焦慮狀態拉出來。這就需要主管使用教練技巧,幫助對方看見自己,一種是對自己未來的盼望,知道想要的是什麼,而他正在做的是什麼。讓大家開始反思,要怎麼表現會更好,這是幫助大家提升自我覺察非常好的機會。

最後了解大家的風格很重要,因為每個人想要被肯定、被重視的方式不一樣,所以會建議大家,領導者需要投入精神在了解公司裡各個員工的背景上。


Part3. 硬實力:遠距教練式領導力


不知道員工想法,如何緩解團隊的焦慮?

員工在公司裡,平常就是溫良恭儉讓,疫情期間突然離職;因此平常在辦公室工作,就都不知道對方在想什麼,更何況現在網路上工作,我就更加焦慮。

領導者面對遠距工作上,怎麼了解員工想法?

【對談】講者:英國Insights Discovery® 亞洲區董事 黃欣鳳 Yvonne

主管對員工的理解,其實在平常就需要做。所以不論在線下、還是線上,都要有固定的頻率來了解團隊成員現在的情況,這裡不只是工作上的事情,還包含個人的生活、家庭,以及未來的個人成長。

疫情期間的遠距工作模式,更需要了解員工的現況,除了缺少了交流,環境的雜訊反而會影像個人對事物的判斷。主管在遠距工作上,需要培養你在線上的面談能力,了解主要的談話頻率,以及談話內容的重點。

一、線上一對一面談:培養多場景下的面談技巧

與全球客戶的合作經驗中發現,多數企業主管,會與部屬每兩個禮拜一次會談,每次三十分鐘以上,不只談業務還有了解員工。了解對方現在的發展狀態,例如:詢問對方你還好嗎? 你最近的家庭狀況如何?

透過定期的訪談,對大家來講,內心會比較放鬆,因為信任感會在每次會談中一點一點的積累,主管也會知道該怎麼協助團隊成員。

對於主管而言,不只是培養教練引導的技巧,還要有針對線上引導的面談技巧。讓主管能在遠距工作中,也能發揮線下面談的影響力。

二、以身作則:協助團隊一起來達成目標

如果績效做不出來或是沒做到,要去關心為什麼做不到的原因;這也是身為主管的責任,協助團隊一起來達成目標,讓同仁們可以成長。

當我們在遠距的引導中,不只是讓大家理解「為什麼?」,還有「如何做?」的引導。

現在遠距開會成為一種常態,你可以在會議中的時間來安排面談,藉由定期理解員工心情是什麼,來協助團隊成員不斷成長。

三、遠距教練實踐

模型掌握:透過引導模型,不只是提高遠距談話的效率,也是再提升管理者的遠距領導能力。

  • GROW模型
  • ORID模型
  • 情境式領導模型
【推薦書籍】
聯盟世代:緊密相連世界的新工作模式》
《Google模式:挑戰瘋狂變化世界的經營思維與工作邏輯
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