2021年9月4日中央流行疫情指揮中心百萬細胞簡訊齊發,你是不是這百萬分之一?

接著北部篩檢站被擠爆,你是不是也在其中?

可以理解,處於被感染的威脅下,大部分人的第一念頭是「怎麼辦?」,在這種情況下多數人是透過直覺來解決問題。


「怎麼辦?」思維,如何左右你解決問題的能力?


維,如何左右你解決問題的能力?
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問題解決的能力可以分成兩大部分,一是提出解決方案的能力,二是實踐解決方案的能力,兩者息息相關、缺一不可,就像是連體嬰,血脈相連、器官共用,但卻個性迥異,一個偏重思考分析、另一個偏重執行。

二者所採用的流程、方法、工具和技能也大大不同。所以,當您苦惱著「我已經很積極在處理問題,但為什麼問題還是存在時?」不妨先自我審視一番,在提出解決方案的過程中是否掌握以下要素:

  1. 明確問題的嚴重程度
  2. 聚焦問題來自何處
  3. 挖掘真因的縝密程度
  4. 時間、預算、效果的綜合考量
  5. 正確的流程與分析工具

也就是說,在提出解決方案之前需要經歷一番邏輯縝密的分析過程,確保執行此方案能達成解決問題的目的。

「怎麼辦?」 思維容易引導我們直奔「執行」解決方案,忽略了思考分析的過程,就是這個忽略可能導致我們的問題並沒有真正被解決。

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直覺思考與理性思考的應用時機


一定要經歷分析過程? 靠直覺不行嗎?

2002年諾貝爾經濟學獎得主丹尼爾·康納曼(Daniel Kahneman)在其累積50多年研究和思考成果的大作《快思慢想》(Thinking, Fast and Slow)中,將大腦的運作方式區分成兩種,分別稱之為「系統一」和「系統二」。

  • 系統一代表的是反射性的直覺思考
  • 系統二代表的是按部就班分析的理性思考。

雖然系統二主宰著最後的決定權,但人們傾向於仰賴系統一,因為系統一可以提供毫不費力的自動輸出,所以系統二也就「若無其事」的採納系統一的建議來過日子。

直覺思考與理性思考的應用時機
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直覺思考的應用時機

靠直覺來提出解決方案可不可以?
答案是:可以。

我們經常會採用專家的建議來解決問題,這些專家因為具有相關經驗,所以很容易靠直覺提出解決方案。許多案例式教學也是採用某家企業的經驗作為引導學習的內容。學習他人的經驗,提升自身問題解決的能力,屬於一種複製法的對策,用於處理簡單、相似度高、以及急迫性高的問題,倒是可以勉強一用。

理性思考的應用時機

曾經有一位人資總監向我訴說他們的痛點。該公司技術部門的主管就像「神」一樣的存在,總能指引大家解決問題的出口,當時大家也從不探討「為什麼這麼做?」,只是一味的「照著做」。

再者,公司也沒有針對問題分析的方法和技巧進行培訓,長期仰賴「神」提供的直覺,讓大家逐漸喪失思考能力,但是,後來「神」的直覺逐漸走向錯覺,導致公司的對策屢屢翻船,一群追隨者便跟著「神」落入凡間,公司的業績從此一厥不振。

直覺是會出錯的,當經驗成為抹滅不掉的記憶左右你的思考能力時,經驗可能不再是工作中的助力,相反的,可能是阻力。因為,當你面對的問題具有CIDNI (複雜性:Complex、定義模糊:Ill-Defined、非迫切:Non-Immediate) 的特性時,不論你怎麼拍腦袋都彈不出那靈光乍現時,你還是得回歸到理性的「慢想管理」。


豐田問題解決流程與其僥倖的亂槍打鳥,不如精準的一槍斃命


日本豐田汽車致力於培養問題解決的人才,更發展出豐田問題解決流程(Toyota Problem Solving Process)又稱為「問題解決七步驟」,是豐田汽車公司標準化問題解決方法論。

 豐田問題解決流程
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其中分析過程與採用的方法、工具包括:

  1. 定義問題:明確問題的嚴重程度,看清理想狀態與現狀的差距(問題),運用5W2H描述問題。
  2. 定位問題:避免疏漏和主觀臆斷,掌握總體趨勢, 運用MECE (Mutually Exclusive, Collectively Exhaustive)、以及邏輯樹的技巧找出差距集中在何處,從中再找出應該最優先處理的問題,聚焦問題所在,縮小探究真因的範圍。
  3. 尋找真因:把產生該問題的原因細分,篩選,運用因果分析、魚骨圖、和5個 Why的技巧直到找出本質原因。
  4. 提出解決方案:制定以最少資源發揮最大功效的對策來重點實施。

在這個事事追求速度、強調應變能力的時代,每個環節都能達成預期的結果,已成為激烈競爭下的基本要求。而迫於時間的壓力下,大部分人往往更容易跟隨直覺的建議。

分析流程看似耗時,但只要將這些步驟和工具形成一種習慣,當問題出現時能無意識地進入分析思考的流程,提出精準的解決方案,避免不必要的試探與重工,就能高效地展現解決問題的能力,為組織的決策與經營提供可靠的後盾。

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胡立妍
胡立妍 顧問

管理實戰妍究社

每個人都有機會在管理職能上華麗轉身為一個更好的自己,關鍵是思維和行為上的改變。

本專欄以發展管理職能的五大基本技能-邏輯力與溝通、問題分析與解決、策略執行力、團隊管理、以及影響力為核心課題,結合胡老師10多年擔任專家顧問的諮詢經驗,和實戰課程中的職場案例,為讀者挖掘管理職能的痛點。除了讓讀者進行自我反思之外,還可以進一步結合課程實作、職場實踐、諮詢輔導、以及組織內部課題研討等學習過程,將關鍵管理職能貫徹落實。