專案管理該統一方法還是各自為政？選對方法比選好方法更重要【效談人生，談效有津】

文 | 陶育均老師，內容來源：專案管理的難題：要統一方法， 還是各自為政？

其實你該問的是：任務需要什麼？

在為某金控上課時，學員發問：身為眾多專案中的負責人，有些夥伴喜歡使用瀑布式方式來運作專案，有些則習慣敏捷流程。我該讓他們用自己喜歡的方式，還是統一方法呢？這兩種做法對我的專案有什麼影響？又各自有什麼優缺點？

在金融業做專案管理時，最常遇到一個看似小，但其實影響甚大的問題：
「我們到底要不要統一使用同一種專案管理方式？」

這個問題在看似繁瑣的日常會議中，常常浮現。尤其當團隊成員來自不同背景，有人擅長傳統瀑布式流程，有人熟悉敏捷，也有人更習慣看板式任務管理工具。作為專案負責人，當團隊風格各異、方法分歧時，我們到底該怎麼選擇？

我想先和大家分享三件事：

1. 統一方法有它的優點與風險；
2. 讓大家自由選擇也不是萬靈丹；
3. 也是最重要的：方法不該一體適用，而是應該依照「任務的特性」來選擇。

選擇一：統一方法，好溝通、好掌控

在許多大型專案裡，推動者都會傾向統一流程、工具與回報方式，例如全面改採敏捷，或將所有任務納入甘特圖管理。我分別將優點和挑戰整理如下：

優點	缺點
整體節奏一致，便於統整進度與風險	方法未必適合每個任務或人員 例如：強調文書與審批的任務，用敏捷反而徒增混亂
大家用同樣語言溝通，協作更流暢	若執行不徹底，容易流於形式 最常見的情況就是：「我們看板都有貼啊！但還是照以前的方式在做。」
報告格式統一，對上呈報更有效率	高度一致性也可能抹煞創新彈性 一旦流程過於制式，成員為了配合節奏可能不敢嘗試新方法或自訂工具。久而久之，團隊可能只剩「照做」，失去針對任務靈活應變的能力。

選擇二：各自使用習慣的方法，更彈性但風險也高

與統一相反的做法，是讓每位團隊成員根據任務性質與個人經驗，自行選擇執行方式。這樣的彈性做法，優缺點包括：

優點	缺點
成員熟悉方法、執行效率高	不同節奏導致整體進度難以統一整合
讓有經驗的人發揮主觀判斷與專業	溝通成本提高，協作時容易出現誤解或資訊落差
能針對不同任務類型，彈性調整節奏與工具	專案管理指標不一致，負責人難以精準預測、分配與控管資源

關鍵觀念：方法不是忠誠測驗，而是任務配對

與其爭論最好，不如幫每種任務找出「最合適」的做法

無論你傾向哪種做法，最重要的是不要把「方法選擇」變成一場內部的價值對決。敏捷不等於創新，瀑布也不代表保守，方法本身沒有對錯，只有適不適合這項任務。你可以參考以下配對原則：

任務類型	建議方法	原因
數位產品研發、APP功能優化	敏捷	用戶需求嘗遍、需快速驗證
內部系統改版或介面調整	敏捷	需與使用者多次互動調整需求，逐步迭代可減少返工
法遵與何規性報告	瀑布	要求明確、重視文檔與審批
年度預算編列與投資提案文件	瀑布	有清楚時程、流程與審批節點，須事前完整規劃與責任歸屬
跨部門流程優化	混合	前期可用瀑布盤點、後期敏捷改善
新制度上線推動(績效制度導入)	混合	初期需制度設計與盤點，後期需視回饋機動調整、試行後再正式導入
資料分析或報表建構	自由選擇	視工作熟練度與任務緊急度調整
市場競品研究與洞察簡報製作	自由選擇	任務彈性大，可依個人風格進行，只需在截止日前準時交付即可

若依任務挑選方法，我們能提供什麼支援？

與其爭論哪一種「最好」，不如幫每一種任務找到「最合適的做法」。當你不再強求所有人使用相同方式，而是依據任務特性靈活搭配流程時，身為專案負責人或ＰＭ，其實更需要成為「支援者」與「整合者」。

以下是我們可以提供的協助方式：

協助 1：制定方法選擇原則或建議表
幫助團隊釐清：什麼任務適合敏捷？什麼情況建議改用瀑布？不用硬性規定，但提供清晰的參考依據，降低爭論與混亂。

協助 2：提供工具與格式共通模板
即使執行方法不同，也能讓回報格式、進度呈現一致，例如統一使用簡易任務版面、共用風險追蹤表、甘特與燃盡圖的視覺版型。

協助 3：協助團隊節奏對齊
不同方法可有不同節奏，但需明確同步機制。例如：每兩週進行一次「整合進度週」，每月一次「任務關鍵交付檢視」，確保流程整合為整體專案成果。

協助 4：鼓勵方法學習與交流
舉辦小型分享會，讓敏捷與瀑布使用者交流執行經驗。不僅增加理解，也讓團隊有機會「取其所長」。

靈活，是專案領導者最大的穩定力量

專案管理沒有標準答案。最重要的不是選了哪一種方法，而是是否為當前任務選對方法。統一管理節奏，保留執行彈性，讓任務找到最適方法，讓團隊獲得最強支援。

這，才是真正的專案領導力。

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