善用專案管理方法完善培訓流程，讓成效更出色！

文 | 黃曉慶 中石化江蘇市場開發部《培訓》雜誌4月刊

培訓專案作為培訓部門日常工作，其工作的系統性、階段性、成效性等屬性具有專案管理的特點。而負責培訓專案開發和管理的人員，大多「非職業」或「半路出家」，未經過系統的、專業的專案管理培訓，但常花費60%的培訓工作時間，去做與專案有關的活動。

他們運用專案管理中時間管理、品質管制、資源管理等方面的先進理念和技術方法，以「全面管理」的視角強化對培訓過程的管理，提高培訓管理效率和管理品質，降低管理成本和運行風險。

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Part.1 系統性策劃培訓專案：找到指南針

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從定義來看，專案是在一定條件下開展各項活動，需要具備充足的時間、資源、預算，並考慮品質等方面的風險。

因而，籌畫一個培訓專案，除了摸清培訓需求、瞭解專業發展、熟知服務資源之外，還需要系統性規劃培訓專案的管理，明確該專案的服務範圍，與專案利益相關方確認預期，以提供依據。如同地圖與指南針，更需要指南針指引方向，讓專案管理有據可依。培訓專案也是如此，不能指望一次培訓解決條件以外的事情。

• 敲定範圍
  負責人瞭解主辦單位的培訓要求和預算後，首先要明晰專案服務的範圍，確定培訓要素的工作界限。特別是在確定培訓目標、課程以及師資選聘時，要充分考慮時間、預算、風險等限制條件，切勿為了取得專案或者追求理想狀態而做出超範圍的承諾。
• 凝聚共識
  在做培訓專案規劃時，加強與主辦方、授課教師、服務單位等利益相關方的溝通，認可服務範圍並促成共識。為培訓專案的組織實施、資源調配、預算控制、風險管理、團隊協作等工作的順利開展奠定基礎，減少非正常因素的干擾，避免出現方案反復修改和實施頻發偏差等情況。

若專案負責人非職業，在接到任務時，要學會或習慣應用一些專業圖表，開展培訓專案的需求分析和方案設計等工作，包括但不限於魚骨分析圖、SWTO優劣勢分析法、甘特圖法等管理方法。

這些方法有助於負責人理清思路、完整分析、提高效率，以及更專業地制定專案運行計畫，確保培訓方案既有「大」的全方面構想，也能「小」到細節掌握，將培訓要素有機整合和優勢互補的整體性。

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Part.2 專案過程管理：完善培訓流程

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培訓管理水準直接影響專案的實施過程和結果，科學地制定培訓流程和管理標準是過程管理的重要關鍵。專案流程化，呈現出專案具體操作的方法，介紹「怎麼做」；專案標準化，即呈現出專案操作執行的標準，介紹「做到什麼程度」，二者相輔相成。

任何一個培訓專案的過程管理始於流程，而流程服務的物件是人。因而，管理過程更要展現人性化，落實流程化操作與標準化要求，在執行過程中反復驗證、動態完善並持續創新，讓標準化管理能有效實現培訓目標。

• 培訓專案運行前
  專案負責人必須清楚地熟知培訓流程，量化流程中的關鍵點，用標準化去引導和規範培訓行為；同時，與專案團隊成員達成共識，確保每個人知道做什麼、怎麼做、做到什麼程度，讓「新手」也能快速和準確地完成任務。

• 專案流程設計和再造過程中
  避免簡單事情複雜化。繁瑣的工作模式容易形成疲勞，若把精力消耗在流程建設上，忽略了工作本身，則是捨本逐末的行為，會讓執行工作變得愈發困難。

• 複盤專案時
  培訓管理流程的可行性也是思考內容之一，必要時可借用專業工具，如5why分析法，使每個環節都能做到位。

此外，培訓管理過程中，每天都會處理大量的資訊和文檔，簡潔有序的工作環境有助於提高工作效率；合理劃分時間段，保持和諧的工作韻律，用固定時間持續完成同類工作，也會精簡環節、優化服務。

培訓專案因人而異、因時而異、因地而異，將流程化和標準化應用在過程管理、團隊分工、培訓監督考核上，強化對培訓過程的有效管理、將對培訓管理的即時性大有幫助。

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Part.3 專案成果轉化：適時調整確保培訓效益最大化

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企業培訓效益是指受訓者經過培訓，提高「回到工作職位所帶來的效益」與「培訓投資」的比例。值越大，培訓效益就越高，然而，將員工培訓轉化為產出是一個漫長的過程。

專案負責人在推動培訓效果、培訓成果轉化的同時，更要重視培訓過程的成本管理，以培訓經理的角色轉變觀念，增強「計算中執行、執行中計算」的經營意識與能力，在預算範圍內做好培訓規模和培訓資源的掌控。

• 計算成本
  培訓專案在成本管理中，首先規劃專案成本，根據專案的特點確定成本規劃的指導思想。常規專案一般遵循，在保證培訓品質的前提下，以最少成本獲取最大利潤的基本原則。需要注意的是，若是規劃新專案，還要考慮市場開發成本。
• 預算管控
  其次，做好專案的預算，根據已確定的方案內容進行成本預測。專案負責人應熟知各種資源的價格，把握好進度、成本、品質三者之間的關係，科學、合理地完成報價。
• 降低支出
  再次，按照進度計畫執行中，對安全風險和突發情況等進行管控，加強過程的指導和監督，避免返工、懈怠等人為因素造成的非預算成本。
• 總結回顧
  最後，定期進行專案複盤，展開成本費用分析和成本執行考核機制。這過程中，既考慮課程費用、教材、食宿等培訓直接成本，還要考慮培訓管理費用等間接成本，將其與培訓效果結合分析，並對比真實的數字，從中找原因提出方法措施，提高專案經營能力。

專案負責人不僅要聚焦培訓專案的執行層面，更要發現和滿足客戶需求，不斷轉變和反覆調整角色，圍繞培訓的業務價值和商業價值經營。

由於客戶的需求往往是一個大方向、模糊甚至易變的狀態，專案負責人要不斷摸清其最基礎、根本和穩定的需求，維繫培訓系統要素間的關係，既要升維思考，看到專案發展的趨勢，也要降維確定專案的實際狀況。在溝通中加強化學作用，甲乙雙方一起開發培訓專案，實現專案的培訓價值。

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Part.4 專案團隊領導：打造全面培訓團隊

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《專案管理精華》表明，最有效的專案管理是「人+流程=成功」，好的流程是專案成功的一半，另一半則是帶領團隊。

一個培訓專案的成功需要整個團隊的通力合作和無縫對接，調動且激發團隊中每個成員的積極性。讓人人都能全力以赴地工作，是專案負責人的職責所在，也是能力的展現。

培訓專案團隊是個臨時組織，包含培訓的主辦方、承辦方、協助方的各類成員，其中，專案負責人的2個責任：

• 多尊重、先傾聽、明期望、肯擔責，培養自身領導團隊的能力。

• 重視團隊組織建設，明確團隊管理制度，與團隊成員達成共識後執行，同時關注成員的工作狀態，保持團隊的穩定，確保高效協作。

延伸閱讀：善用OODA法則，打造成功專案模組

華為認為，專案管理是企業的一種根管理，要把專案做好、做到極致、做出更多的價值。

培訓專案也應如此，以客戶需求為中心，在開發方案、組織實施、評估回饋等方面追求完美，透過專案管理的理念和方法，讓培訓工作越來越出色。