如果我們要運用教練式的方式來指導我們的人員,有些事前的準備工作是必須在與人員對話之前就準備好的。

在教授教練指導技能多年的經驗裡,我發現有些學習了教練指導技能的主管,回去後就迫不及待的想要運用這些技巧來與員工對話,但效果似乎不盡理想,究其原因,很多時候是因為在對話過程中,主管並沒有在進行對話之前,做好所有的準備工作,導致對話的內容空洞而貧乏,無法透過對話喚醒員工,進而引發員工對自己的工作方式進行深層思考。


教練式指導的定義


在做更進一步的闡述前,讓我們先了解一下「教練式指導」的定義。所謂教練指導,其實就是一場「有效」的對話。我們來看以下定義:

【教練式指導的定義】
教練指導就是一場有效對話。

通過對話,教練協助教練對象進行思考、規劃、做決定,並將行事的過程系統化、規範化。教練會談不是簡單地詢問對方需求,而是有組織框架和科學方法的詢問, 讓教練對象通過我們的幫助, 一步步明確目標,發現新的解決辦法,繼而做出切實可行的行動方案。
企業教練運用有架構、有方向性的提問,聚焦於幫助被教練者釐清目標、調整心態及制訂下一步的行動計劃。

授人以魚,不如授人以漁

這段說明應該很清楚,我們簡單歸納一下,所謂的教練指導就是教練與被教練者之間的對話,透過這場對話,協助對方「思考、規劃、做決定」,而協助的手段則是「提問」,這個「提問」是「有架構的」、「有方向性的」,並聚焦在三個重點:「釐清目標」、「調整心態」以及「制訂行動計劃」。

但是對話要有效,身為教練,有一些步驟是要在對話之前準備好的,以下我們一一給各位講解。

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對話
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有效的教練指導(一):所有的教練指導,都從建立關係開始


當你要對你的人員進行教練式的指導之前,要先確認你跟對方的關係是良好的。

這裡所指的良好關係,不是你跟他的感情有多深、相處有多融洽,教練指導需要的關係,是對方對你有足夠的「信任」。因為對方對你有足夠的信任,在跟你對話的時候,他才會是一個開放且放鬆的狀態,願意跟你說真話,並且不會顧慮表達自己內心真實的想法,同時對你的提問也不會認為你是在刁難他或質疑他,只有在這樣的氛圍下,彼此的對話才會是真誠而有建設性的。

一旦對方對你的信任不足,他在對話時的態度上就會是提防的、有疑慮的、自我保護的,當對方是抱持這樣的態度時,你是很難透過你的指導來支持到他。

那麼,怎樣可以建立你的人員對你的信任呢?

這要從兩方面下手,一是你要以身作則、表裡如一、說到做到,簡單說,就是讓你的人員覺得你這位領導是可靠的,就算他並不喜歡你,但也願意信任你。

另一方面,則是你平時與他的互動,我們用下面這張圖來說明

建立信任的七步驟

建立信任七步驟

這張圖裡關於建立信任總共有七個步驟,你也可以透過這七個步驟,檢視你平時和你的人員是怎樣互動的。

  • 你平時會關心你的員工嗎?有任何的異常你都會有所關注?
  • 你願意瞭解你的員工嗎?他喜歡什麼不喜歡什麼?
  • 工作之外通常從事哪些活動?平時往來的都是什麼樣的人?
  • 你常常表達對你員工的欣賞嗎?
  • 他肯定不會是一個完美的人,但他是否也有他做的完美的地方?
  • 你會願意貢獻給你的員工嗎?主動地給他一些指點,在他生活有危難的時候你會願意幫助他?
  • 你在員工做得好的時候會立刻給他掌聲,表達你對他的肯定嗎?
  • 你會願意無條件的支持你員工的工作,甚至捲起袖子和他一起同甘共苦嗎?
  • 你的員工相信你是願意和他一起共贏的嗎?還是總覺得你在壓榨他呢?

上述這些,就是在平時建立員工信任所需要和他互動的內容,所以我真的建議你好好檢視一下,平時你和你的員工究竟是怎樣互動的。

在建立信任關係時,有一段話是非常重要的:「人們永遠不在乎你知道的有多少,直到他們知道你有多在乎。」主管想要取得員工的信任,不是自己有多出色,而是這個主管有多在乎他的員工是不是夠出色,所謂「帶人要帶心」,我相信這張圖應該很能夠說明「帶人要帶心」的含義。


有效的教練指導(二): 要先對想指導的人員進行觀察,以及對自己要進行檢視


如果你可以和你的人員建立足夠的信任,那麼,你已經擁有可以和他們進行教練對話的基礎。不過在正式對話之前,還有一個重要步驟是你必須做的,也就是第二點,要先對你想指導的人員進行觀察,以及對你自己要進行檢視。

這兩個步驟的目的是要讓主管在和員工對話之前,先掌握足夠的資訊,主管所掌握的資訊越充分,整個指導的對話內容就會越有啟發性。

每一次的教練對話都不是閒聊,而是有目的的支持與協助,所以每一場教練對話都會有主題,簡言之就是你想要指導他的方向與焦點,而為了讓這場對話可以更為有效,你必須做到兩件事情,一是觀察你的對象,二是誠實的檢視自己。

第一、觀察你的對象

觀察對象
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首先,第一點是在說對於被你指導的對象的觀察,可以分為三個部分:

準備好要觀察的重點

假設你要指導的對象是你的員工,那麼觀察的重點包括:他最近在工作當中的行動是有效的?還是無效的?這裡說的有效與否必須要非常明確,最好有具體可視的結果來佐證。

其次,這個員工的行為對於他自己,或者整個部門目標達成的成效是怎樣呢?有些員工的行為或許對於達成他自己的目標有效,但是對於團隊的目標達成會有傷害,所以要從個人與團隊這兩方面來綜合考量。

最後,還要評估這個員工的行為,對於部門或者其他一起工作的的同仁影響性,是正面效益?還是負面效果?目標成效是短期的,影響卻可能是長期的,不可不慎。

避免過早地評估判斷

當一個領導在觀察員工的行為時,很難沒有自己的主觀認知,所以要提醒自己,盡量可能的以中立態度來觀察,譬如從具體的事件中來思考,而非自己以為的一些原因,像是這個員工過去給自己留下的印象或成見,要有意識地避免讓這樣的「成見」,影響自己對員工當下表現的評判,在觀察的過程中無法做到客觀中立。

檢視自己的觀察

當你對於這位員工的行為已經有所觀察,然而為了怕自己下錯判斷,最好再透過一些方式檢視,譬如你可以徵詢其他人的看法,像是這個員工的同事,或者與這個員工有接觸,但不是他的直接主管這樣的人,他們對這個員工又有怎樣的認知呢?

所謂「兼聽則明」,多徵詢一下,對你的觀察肯定會有好處。


第二、誠實的檢視自己

檢視自己
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接下來的第二點是在提醒你,你不只要觀察你想要指導的這位員工,還要對自己有深刻的檢視。這個檢視有四個部分,分別是:

過高的期望

你對你的員工有過高的期待嗎?

主管對自己帶領的員工,尤其是那些表現不是特別優秀的,往往會有「恨鐵不成鋼」的心情,而做父母的面對孩子更是如此,心裡面總是有一個「100分的孩子」的模型,所以自然地就會放大那些不符合你期待或標準的行為,於是不自覺地在對待員工或孩子時,流露出不滿的情緒。

這些當然就會影響到他們跟你的關係,難免對你抱持封閉或自我保護的姿態,這樣的態度肯定不利於你對他進行教練方式的指導。

抗拒的投射

你對你的員工會存在抗拒的投射嗎?什麼是抗拒的投射?

譬如有些主管是顏值控,對於長得醜的員工就會厭惡,或者有的主管有潔癖,對於不太注重個人衛生習慣的員工就會排斥,甚至有些員工的樣子,會讓主管聯想到某些過去自己不喜歡的人,於是也就不喜歡這些員工,像這些都是抗拒的投射,你對員工的抗拒與他真正的工作表現無關,純粹是自己個人的原因在作祟。

缺少嘉許鼓勵

你平時對於員工是否很少對他們鼓勵或嘉許?

如果你平時的確是這樣,那麼當你要找員工談話時,你猜他們會怎麼想?我覺得八成他們會認為你要找他麻煩了,一定會帶著忐忑的心情,以及自我保護的態度來與你交流,這絕對會使你的指導效果大打折扣。

沒有以身作則

你是一個對自己有要求,常常以身作則來帶領人員的主管嗎?

在教練的行為準則裡,第一條就是「所有教練對於球員的要求,自己要先成為典範」,一個不能以身作則的主管,是很難讓人員對你的指導認同的。

以上就是你在進行一場教練指導會談之前,你需要做好的一切準備動作。不知道各位是否有所理解?

容許我再強調一次,當你透過對話進行教練指導,這個對話的過程也許不會用到太多時間,但是在對話之前的準備工作卻是很花功夫的,但是這些功夫絕對值得你花時間與精力投入,你準備的越充分,這場教練對話就能創造出越大的價值

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關於教練,越來越多的人知道這是一門有效的技術;關於領導,也有相當多的管理者肯定在組織中所代表的作用,然而,什麼是「教練式的領導」?在方式上有哪些要領?在技能上有哪些訣竅?在帶領人員的過程中要如何運用?

Jeff教練在此,與你聊聊,怎樣扮演好教練角色,更好的與自己的團隊夥伴,創造績效!