《高成效一對一會議寶典》必修10項會議技巧，讓與會者對你另眼相看！【書籍推薦】

文 | 摘自《高成效一對一會議寶典》

部屬可以且應該怎麼做，才能提高一對一會議的價值、增加正面成果發生的機率呢？在我的訪談中，有十種常見行為，我想在此分享：

行為1：清楚自己需要什麼

若你想從一對一會議得到自己想要的東西，首先得知道自己要什麼。你最希望討論的議題和主題為何？你最迫切的需求又是什麼？不要被膚淺的主題或細節，抑或是你認為自己應該討論的東西所困。釐清對自己有意義的長短期需求、希望和目標。目標明確有助於你優先考慮和組織你的談話重點與疑問。

行為2：充滿好奇

好奇始於心態，但也與一個人的行為有關，反映了一個人想從他人身上和經驗中成長與學習、獲取新知，以及願意應付各種不同資訊的欲望。研究證實，好奇心與幾個正面結果有關，包括：

• 較高的工作績效
• 較高的工作滿意度和生活滿意度
• 較優質深入的社交關係
• 企業創新行為
• 適應與成長

除了積極提醒自己要擁有好奇心，最重要的或許是，我們會努力避開「確認偏誤」（confirmation bias，也就是只尋找與我們的觀感相符的資訊），並要求自己發掘新的知識和思考方式，即使這會令我們感到不舒服。最終，我們會學到他人的敘事和事實，儘管我們不見得認同他們的觀點，還是有機會從中學習與成長。

行為3：建立融洽的關係

建立融洽的關係有助於人們在私人和專業的領域中相互了解，並對彼此感到自在。建立融洽關係顯然是個動態的過程。有些主管非常內向，對社交活動有點不自在，但這並不代表你無法建立融洽關係。反之，這只是表示你得加倍努力，才能建立這種關係與連結。

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行為4：積極參與

這是你的會議，所以要善加利用。關於積極參與，比較明顯的例子有：分享內容並進行互動；提問；表達自我；樂於交談；對於聽見的話做出有建設性的反應；深入探究；釐清資訊，以及全然專注。做筆記也能促進和傳達參與的訊號。此外，由於會議只有兩個人，非語言交流會很明顯，甚至對人際關係的動態影響更大。坐直、身子微微前傾、微笑、眼神接觸等，都是強烈積極的非語言訊號。

行為5：溝通良好

讓我點出幾個與優良溝通有關的關鍵行為：

• 簡潔明瞭：運用易於理解和準確的詞彙，以防止誤解。
• 溝通好比說故事：好的架構、順暢度和組織是必要的。
• 保持焦點，不偏離訊息內容：跳來跳去會令聽者困惑。
• 你的聲音很重要：語音轉折和語氣會影響溝通的接收方 式。這兩個溝通元素會影響對方如何理解和詮釋訊息。
• 誠實：為了得到有意義且深思熟慮的回覆，你要力求對 主管誠實、坦率、甚至展現脆弱。

行為6：解決問題

不要只帶著問題進行一對一會議，而是要試著把可能的解決方案也一併帶來，即使解決方案尚未成熟。這表示你很積極主動，渴望以建設性的方式應付挑戰。你要樂意分享自己的觀點，即使與主管的觀點不同。假如出現異議或衝突，便用有建設性的方式解決歧異。請記住，雙方差異並不是問題，而是學習不同觀點的機會，關鍵在於如何談論彼此的差異，卻又不做出人身攻擊。解決分歧有可能帶來獨特且融合的解決之道。

行為7：（有建設性地）尋求協助

無論是接受新的挑戰、克服阻礙、為了趕截止日而在壓力下工作，或是釐清含糊不清的任務和期許，向他人求助都是必要的。曾有學者研究求助這個行為，研究範圍設定在過去二十年。社會心理學家將求助行為分成兩類，一是自主性求助（autonomous help-seeking），二是依賴性求助（dependent help-seeking）。自主性求助的意思是，一個人尋求資訊是為了獨立，為了能自行完成任務和解決問題。這會促成長期的獨立性。

另一方面，依賴性求助指的是想從他人那裡尋找「應急之道」或「答案」，這類求助行為雖然可以節省時間和心力，並立即帶來滿足感，但是通常無法讓人長期自給自足。有趣的是，研究顯示，工作績效評分與自主性求助之間有正相關，與依賴性求助則有負相關。

行為8：尋求回饋

在尋求回饋時，詢問的內容能更為明確和具體會很有幫助。以下列出一些不錯的問題，可以用來詢問主管，以獲得有幫助的建議：

• 我在哪些方面做得好，而哪些地方需要改進？
• 我的強項是什麼？我可以在哪些方面進一步發展？
• 說到（寫下與工作相關的主題），我有什麼盲點？
• 我可以增加哪些額外的知識或技能，好讓我把這個職務 做得更好？
• 若想在這個組織中表現優異和獲得晉升，你會給我什麼 建議？
• 你認為我在這個團隊和組織的未來如何？
• 為了達到我想達成的職涯目標，我需要加強和進一步發展哪些知識／技能？

另外，在得到回饋後，也可以接著問：「還有嗎？」這會讓主管思考，補充他可能遺漏的任何內容。 

行為9：好好接收回饋

有時，聽取負面回饋是很困難的，即使你打開心胸願意接收也是如此。但其實有個方法，可以訓練你把所有種類的回饋都視為非常有用的工具。真正善於接收回饋（無論好壞）的人，會先感謝對方願意分享回饋。接著，他們會問一些更深入的問題，以進一步了解對方提到的議題。此外，他們會避免在情緒激動時說話，因為這可能會使情勢變糟。還有一點要注意，接受回饋並不代表你必須處理聽到的每件事。

行為10：表達感謝

最後，要感謝主管付出時間和建議。就算你可能不是百分之百同意所有討論的內容，我們絕對還是找得到感恩的理由。這不僅提升了你的人格，還能改善你與主管之間的關係。在表達感謝時，請記住以下幾點：

• 稍微誇張一點沒關係，因為這會展現出熱情。
• 盡可能具體一點，這會讓你的感謝更為顯著•表達感謝時，別忘了眼神接觸和微笑。
• 不時替換傳達謝意的方式，這樣更容易被注意到。
• 你可以在致謝時流露情感。

整體來說，上述的十個行為是關於你如何盡自己的一 份力，好讓一對一會議成功。主管的行為當然非常關鍵，但你 也要好好扮演自己的角色，才能發揮成效。另一方面，這些行 為也能反映出你的為人，且給主管留下更正向的印象。

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