主管必學的6大工作指導技巧：不傷士氣又能有效提升部屬表現【周育如Amy顧問專欄】

文 | 周育如Amy顧問

有效指正部屬和培育部屬能力是帶領團隊最重要的一環。

這個主題很不容易，我在上部屬培育與帶領課程當中，常常主管們煩惱的就是怎樣可以指正部屬沒做好的地方又能夠不傷害士氣的情況下，來幫助部屬看清並改善工作中問題。有有效的指正，不僅能提升整體工作效率，還能逐漸打造出堅強而具備凝聚力的團隊。

這個案例許多主管可能都曾經遇過。小華已工作半年，是一位有潛力的員工，但最近小華提交給跨部門的專案報告接二連三出現錯誤。作為主管的你，知道這時候如果處理不好，不僅會影響小華的自信，還可能導致他在接下來的工作中畏縮不前。

這時候，僅僅說「做得不好，下次再努力就好」是無法解決問題的。如何在不打擊小華的情況下，讓他意識到問題的嚴重性，同時保持他的積極性呢？這正是本篇文章要分享的主題——如何有效指正部屬。

許多員工不喜歡被說教、被罵就會十分挫折，但主管的目的並不是讓他們挫折或感到被忽視，而是希望他們在錯誤中學習和成長，有效改進工作上的表現。

• 有效指正部屬有助於提升工作效率和團隊凝聚力。
• 理解部屬的想法，讓他們感受到尊重。
• 指正時要具體，避免籠統批評。
• 三明治溝通法可以減少部屬的防禦感。
• 專注於行為而非人格，讓指正更有建設性。
• 指正同時強調對方的優勢，讓他們感到支持。
• 定期跟進指正結果，確保部屬理解並改進。
• 設定明確期待與目標，加強部屬的責任感。
• 有系統的部屬培育方法可降低人才流失。

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#別急著開口 | 理解部屬處境，建立指正的信任基礎

要指正部屬的缺點和錯誤，首先要做的是理解他們的處境和想法。在下結論之前，試著聽聽他們的想法，這不僅能幫助你更清楚問題的根源，也能讓對方感受到你的尊重。

例如，如果某位部屬的工作表現不如預期，試著問：「我注意到這個專案的進度有些延遲，是不是遇到了什麼困難？」這樣的開場白能讓對方更願意分享，而不是立刻進入防禦模式。

#精準且具體 | 別再籠統批評：讓部屬明確知道如何改進的表達關鍵

當你準備好指正部屬的缺失時，要具體指出問題所在，而不是籠統地批評。每個人的理解不同，具體的指正能幫助對方明確改進的方向，避免混淆和誤解。

舉個例子，別只說：「你這次表現得不好。」這樣的指正過於籠統。

你可以說：「在這次報告中，我發現資料分析部分有些不完整，尤其是xxx數據資料的部分只有今年，沒有過去的同期比較。如果下次加上去，效果會更好。」這樣的指正不僅具體，還讓對方知道如何改進。

#如何罵部屬又不讓他們感覺被罵 | 三明治溝通法讓反饋更容易被接受

要罵部屬，但又不想讓他們感覺被罵，這聽起來像是一個不可能的任務。我過去常常嘗試過，真的很不簡單。即使已經盡量小心，有些部屬還是會覺得有點沮喪。面對不同心理素質的部屬總是免不了，但主管在溝通時專注於部屬的行為而非人格，可以有效減少部屬的防禦心和沮喪感。

例如，與其說：「你怎麼這麼不負責任？」這樣的話語帶有強烈的情緒化指責，容易讓對方感到受挫或覺得自己被貶低。

我們可以用三明治溝通法的方式來表達（當然不是請部屬吃三明治），前後是鼓勵的話語（就像吐司片一樣），中間是你要指正的內容（就像三明治內的肉片）。

例如，小華案例來說，你可以說：「小華，你這半年表現得很不錯，特別是專案進度管理得很好，我交辦的工作一直也處理得十分仔細。我發現最近跨部門的專案報告上，在幾次計畫的說明上出現了時間和分工上的錯誤。下次在送出報告時，要多檢查一下。你之前都表現得很好，我相信你之後也可以把這些報告做得很好的。」

這樣的表達方式既指出了問題，聚焦在下一步的改善行動，又避免了個人人格上的批評攻擊，同時也稱讚了員工過去的表現。這不僅能減少對方的受挫感，也能讓他們知道主管對他們的肯定，從而更積極地參與到改進中。

#讓指正更有建設性 | 聚焦行為而非評價個人

指正過程中，保持「對事不對人」的態度是關鍵。這樣可以讓對方清楚地了解問題所在，而不會覺得自己的人格或能力受到了攻擊。

我上次在一家企業上課時，一位資深指導員提到他輔導的新人小愛。他說，小愛的單位主管曾對她說：「別人工作報告都寫很多內容，你可以多寫一點。」小愛就沮喪地問指導員，主管是不是不喜歡她。

員工感覺被比較或針對，常常是因為要求沒有說清楚，或者員工的想法不被理解，而不是因為他們清楚認知到自己在事情上做得不到位。在這個案例中，其實主管並不是批評小愛，因此，如何讓焦點集中在事情上，縮短認知落差，是重點。

主管可以說：「小愛，我看過你的報告，你的工作報告撰寫上不符合標準需要調整。並不是寫得不好，而是公司為確保新人學習，會要求寫多一點說明細節。你的報告中在學習項目上的說明很少，但我看你在週會上口頭分享得很好，應該要將你那天分享的內容增加在工作報告中。」這樣的說法讓對方感覺到問題是可解決的，並且針對事情的標準來完成，而非暗示他們的能力不足。

#如何讓對方感到被支持 | 在指正時強調優勢，讓部屬更願意改進

在指出缺失的同時，也應該強調對方的優勢。這樣能讓他們感覺到你是在幫助他們，而不是單純地批評。

例如，在結束一段指正後，你可以說：「雖然這次有些地方需要改進，但我對你的潛力非常有信心。我們一起努力，一定能達到更好的成果。」這樣的話語既給予了指導，又讓對方感受到被鼓勵，對未來充滿信心。

#確保改進成效 | 持續追蹤確保真正改善的4個步驟

有效的指正不應僅止於一次的反饋，而是要持續跟進，確保部屬真的理解並且實行了改進的措施。這不僅能幫助部屬鞏固新學習到的技能和習慣，還能強化他們對工作標準或主管期待的認識。

1. 設定明確的期待與目標
2. 定期檢查進展
3. 正面回饋與持續鼓勵
4. 調整策略與持續學習

必須持續追蹤確保指正後的成效，還能逐漸培養部屬的自律性和責任感，並建立工作上的好習慣。

善用工作指導技巧用心指正，成就更好的團隊

長期進行部屬培育課程與輔導的過程中，我看過許多企業因為缺乏部屬培育的系統性方法，而導致人才流失或效率低下的案例。在日常工作中，主管的指正不僅是對事不對人，也要記得善用溝通的技巧，幫助部屬從錯誤中改善學習，協助我們部屬成為更出色的工作者。

延伸閱讀/引導

1. 部屬培育是關乎為來大事/經理人雜誌
2. 人才培育對工作滿意度跟激勵顯著相關 /TTQS研究分享