掌握ARCI模型，解決職場協作中的角色混亂問題【效談人生，談效有津】

文 | 陶育均老師，內容來源：《效談人生，談效有津》學會ARCI模型，一秒變分工大師！

為什麼團隊協作總是卡關？釐清責任分配是成功的第一步！
在現代職場中，跨部門協作已成為常態，但許多專案卻因「責任不清」而陷入困境：誰該做決策？誰負責執行？誰需要提供意見？這些看似簡單的問題，往往成為團隊效率的最大阻礙。ARCI責任分配矩陣正是為了解決這個管理難題而生。它透過四個明確的角色定義——當責者(Accountable)、負責者(Responsible)、被諮詢者(Consulted)、被告知者(Informed)——幫助團隊在專案啟動前就建立清晰的權責架構。

每年暑假，我們家總會期待一次露營之旅，這已經成為我們家族的年度活動。每個人都在這個時候拋開繁忙的工作和生活，圍在一起，享受大自然的美好。可是，當我們開始計劃露營時，總會遇到一個問題：誰負責準備帳篷？誰來做飯？誰負責找營地？這些問題堆積起來，讓人感到困惑與焦慮。

每個人都希望出一份力，但最終往往陷入角色重疊或分工不清的困境。

這樣的情況，你可能不陌生。其實，這不僅是露營時常發生的問題，也是許多工作場合常見的挑戰。當多人合作時，如何清楚地定義每個人的責任，避免出現混亂，是高效合作的關鍵。在這裡ARCI模型正好能幫助我們解決這個問題。

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什麼是ARCI？

什麼是ARCI？ARCI是一個簡單卻非常有效的責任分配工具，它能幫助團隊清晰地劃分每個人的角色和責任。這四個字母代表了：

• A（Accountable，當責者）：最終對任務結果負責的人，通常是決策者或最終負責人。
• R（Responsible，負責者）：負責具體執行任務的人，確保任務完成。
• C（Consulted，被諮詢者）：在過程中提供意見和建議的人，他們的意見對結果有影響，但不直接參與執行。
• I（Informed，被告知者）：需要被告知進度和結果的人，但不參與過程中的具體操作。

這個模型最初用於專案管理中，但無論在家庭、社交或職場中，當需要多人協作時，它都能幫助我們有效地分配責任，確保每個人都清楚自己的角色。

案例 1：家族露營活動

每年，當我們計劃家族的露營活動時，最困難的部分就是如何高效分工。大家都希望參與，但往往不知道該負責什麼任務。這時候，ARCI模型就派上了用場。

A（當責者）
爸爸（家族長輩）：負責最終決策，決定露營地點、日期及活動計劃。作為家族的主心骨，爸爸通常會確保整個行程順利，並且會是最終的決策者。

R（負責者）
叔叔（負責帳篷和營地設置）：負責帳篷的搭建、營地設置及其他裝備的安置。每年他總是挑選最合適的帳篷，並且手把手教我們怎麼搭建。
舅舅（負責食物準備）：負責採購食材和準備露營餐點。這一塊是他最擅長的，每次都能準備美味的燒烤和湯品，讓大家都滿足。

C（被諮詢者）
阿姨（提供露營建議）：她經常和我們一起露營，對於挑選合適的營地、食材、設備有很多經驗，因此每年都會提出一些實用的建議。

I（被告知者）
其他家族成員（如表妹和表哥）：了解露營計劃，知道各自負責的任務，以及需要攜帶的物品。雖然他們不會參與太多的具體執行，但仍需了解整體進展，並確保自己準備好參與活動。

在這個例子中，通過明確分配每個人的角色與責任，家族成員能夠在準備露營的過程中協同合作，達到最有效的協作效果。每個人都知道自己負責的具體任務，避免了角色重疊或分工不清的情況，確保露營活動的順利進行。最終，這樣的分工不僅提升了效率，也讓每位成員都能享受更輕鬆的合作體驗。

從家族露營到公司搬遷，這些看似不同的情境，實際上都有一個共同的挑戰，如何高效協作並明確分工。接下來，讓我們看看在企業層面，如何利用ARCI模型確保搬遷過程的順利進行。

案例 2：公司搬遷計劃

在企業層面，跨部門的協作經常是搬遷、改建等專案中不可避免的挑戰。為了確保搬遷順利，清晰的責任分配至關重要。各職責任務說明如下：

A（當責者)
搬遷專案經理：負責整體搬遷計劃的規劃與執行，確保搬遷順利完成。這位專案經理需要負責所有搬遷過程的決策，包括選擇搬遷日期、確認預算，並且監督各部門的協作情況。搬遷過程中，專案經理會定期檢視進度，確保每項工作不會延誤，最終對搬遷的成效負責。

R（負責者)
IT部門：負責設備的拆卸與安裝，並確保公司內部系統運作不受影響。這個部門的任務包括整理所有ＩＴ設備清單、拆卸和打包所有的硬體，並且負責重新安裝設備、測試系統是否正常運作。他們還需要處理一些特殊需求，如網絡配置和伺服器的搬遷。

Ｒ（負責者)
行政部門：負責整理辦公室物品清單、包裝及搬遷，確保每個物品都有對應的標籤，並且安全運送。行政部門要確保搬遷過程中，所有的文件、辦公設備都能有條理地被搬遷，並在新辦公地點快速設置好。

C（被諮詢者)
高層管理：提供搬遷的方向與預算框架，並確認最終選擇的辦公室符合公司的需求。高層需要協助決定搬遷的策略，例如是否需要擴展辦公空間、哪些設施是必須的，並提供最終的預算批准。

I （被告知者)
全體員工：需要被告知搬遷進度、搬遷日期及影響事項。員工需要知道搬遷的時間表，並且做好準備，例如提前整理自己的辦公桌，確保自己的物品能順利搬遷到新辦公室。

讓我們用圖片說明會更清楚：

再讓我們看一個跨部門合作的案例

案例 3：端午節禮品組合推廣

端午節是企業行銷的一大重點，推出符合節日特色的禮品組合需要跨部門的協作，ARCI模型能夠幫助明確每個部門的責任。

A（當責者）
專案經理（PM）：負責整體禮品組合推廣計劃的管理和執行。專案經理需要負責禮品組合的設計、選擇供應商、確定推廣策略以及最後的銷售成果。這包括確定預算、設定推廣目標（例如銷量或曝光量），並且統籌各部門的工作，確保整個專案按時完成並達成目標。

R（負責者）
行銷部門：負責市場調研、選擇禮品組合的推廣渠道，並設計宣傳方案。這些工作包括分析市場需求、選擇最合適的禮品組合、設計廣告素材、制定社交媒體策略、確保禮品在合適的店面或線上平台上銷售。行銷部門還需負責推廣活動的具體執行，如舉辦促銷活動、安排店面展示等。

研發部門：負責設計並確保禮品的品質。這些禮品需要符合消費者的口味和需求，且具備節日特色。研發部門需要與供應商合作，確保產品的包裝、設計符合市場要求，並處理產品測試與品質控制工作。

C（被諮詢者）
法務部門：負責審核所有促銷活動的合規性。禮品組合涉及的所有法律條款（如條款細則、促銷條件等）需要法務部門進行審查，確保活動不會觸犯法律或公司政策。法務部門還需要協助解決知識產權問題，並確保所有的廣告與促銷活動都符合廣告法規。

I（被告知者）
全體員工：需要了解禮品組合推廣的進度，並確保自己在活動中提供支持。例如，員工需要知道促銷活動的具體時間，並準備好與客戶互動，協助促銷。

在這個案例中，專案經理負責整體的計劃與協調，行銷部門負責市場推廣和銷售渠道的選擇，研發部門負責設計產品，法務部門則確保所有活動合法合規，員工則需要了解進度並支持推廣。最終，這樣的分工不僅提升了效率，也讓每位成員都能享受更輕鬆的合作體驗，這一切都要歸功於ARCI模型的清晰分工。

從家族露營到公司搬遷，再到端午節禮品組合推廣，ARCI模型都能有效幫助我們梳理出清晰的責任分配，讓合作變得更順暢、更高效。在多方協作的環境中，無論是工作還是生活，當每個人都能清楚地理解自己的角色時，整個團隊就能發揮出更強的合作效果。

我是陶育均，希望你能夠在下一次的團隊合作中，運用這個簡單而強大的工具，提升你的協作效率！

透過陶老師分享的三個案例——家族露營、公司搬遷、節慶行銷專案——我們可以清楚看見ARCI模型的實用價值。這個工具的核心精神在於「事前釐清，過程順暢」：在任務開始前明確定義每個人的角色與責任範圍，就能大幅降低執行過程中的摩擦與誤解。當團隊成員都能理解自己在專案中的定位時，不僅能減少重複溝通的成本，更能提升每個人的參與感與責任感。這正是ARCI模型在各種場景中都能發揮效果的原因——它回應了人們在協作中最基本的需求：清楚知道「我該做什麼」以及「誰能幫助我」。