專案流程設計的重要性，從早餐店學會讓團隊不再手忙腳亂的秘訣【效談人生，談效有津】

文 | 陶育均老師，內容來源：為什麼你的專案像早餐店一樣亂？看這篇就懂了《效談人生，談效有津》

專案執行為什麼總是充滿變數？團隊協作為何經常出現溝通斷層？這些問題的根源往往不在於人員能力，而在於缺乏清晰的專案管理流程。看似簡單的早餐店運作，竟能映照出現代專案管理的核心挑戰？本文陶育均老師透過生動的早餐店案例，帶您深入了解：專案混亂的真實原因分析、流程設計在團隊協作中的關鍵作用、從隱性到可視化流程的轉換方法，以及如何建立讓團隊安心前行的管理骨架。

清晨7點，早餐店門口已排起長長人龍。老闆娘在煎台後方大聲喊著：
「蛋餅＋豆漿誰的？你不是薯餅加蛋嗎？」

後台一陣手忙腳亂，前台三位顧客面面相覷，沒人確定自己拿到的是不是對的餐。這看似日常的畫面，卻是我們在專案管理中最常見的狀況縮影：流程缺位。

---

一、現況剖析：一場早餐專案的混亂現場

你或許沒想過，一間早餐店，其實每天都在執行數十到上百筆「微型專案」：接單製作→出餐→付款→清理，全都是流程組成。然而，當流程沒有標準、角色沒有劃分、資訊沒有同步，就會像剛剛那樣：

• 點單不統一（老闆娘記在腦中）
• 備餐無標示（誰做什麼全靠記憶）
• 出餐無確認（顧客自取，常拿錯）

這些狀況，如果發生在你正在執行的行銷活動、系統開發或課程專案中，會變成什麼？答案是：

• 責任不清→沒人知道出錯誰負責
• 效率低落→錯了重做、做了白做
• 團隊士氣下滑→做事的人受挫、收尾的人挫折更深

二、為什麼流程這麼重要？

因為流程就是「管理的骨架」流程不等於「硬梆梆的SOP」，而是為了讓：

• 資訊能順利流動
• 任務能有效承接
• 人與人之間能預期彼此行動

你可以這樣想：流程≠控制人，而是讓每個人都不用猜下一步該做甚麼。在專案管理裡，流程至少扮演三大角色：

１️.整合分工
不同人有不同專長，流程是協作的接縫，讓「誰負責什麼」被看見。

２️.建立節奏
流程讓專案不是憑感覺往前推，而是有節拍、有里程碑，該決策的時候決策，該產出成果的時候產出。

３️.降低風險
風險往往發生在「沒說清楚」的地方。流程是預先說清楚，讓出錯機率降低，出了錯也能追本溯源。

三、當流程設計好，專案會發生什麼變化？

還記得那間早餐店嗎？假如他們重新設計流程，畫出一張簡單的「三步驟流程圖」：

1. 點單→客人填單／口頭，由店員統一打單登記
2. 備餐→每一份餐點依據單據製作，製作人標記完成
3. 出餐→檢查單據、標記編號，呼叫顧客確認領取

會發生什麼事？

• 點單不再亂、備餐效率提升、顧客等待時間變短
• 新人上手更快、不需靠經驗記憶
• 顧客滿意度上升、品牌印象改善

同樣道理，在專案中設計流程，可以帶來：

• 角色清楚→責任歸屬明確，溝通效率高
• 節奏一致→時程管控好，大家知道自己站在哪一格
• 問題可追→出錯能回推到哪一環卡關，不用互相指責
• 團隊穩定→減少情緒摩擦，建立執行信任感

四、從「隱性流程」變成「可視流程」，才是真正的管理

許多團隊其實是「有流程，卻沒畫出來」。這種「隱性流程」只有老員工知道，新人只能摸索、靠猜。而流程不清楚的代價，在專案高峰期或危機時刻，就會立刻浮現。所以，管理者的任務是：把腦中的流程圖，變成大家都看得到、用得上的共通語言。

工具不難：流程圖、看板、白板、系統表單都可以。難的是「你有沒有花時間，把事情拆開、安排好順序」

五、流程是為了讓團隊可以安心前行

一場早餐的混亂，提醒我們：再小的專案，也需要清楚的流程設計。在你下一次推一個專案、辦一場活動、交付一份成果前，不妨停下來問問自己與團隊：

「我們現在，是靠習慣在做事，還是靠流程在推進？」

當答案是後者，團隊就多了一份可預期、可重複的信任感。那才是管理真正開始發揮力量的時候。想要閱讀更多歡迎關注陶育均老師，學習更多高效實用知識！

專案管理流程不是束縛，而是釋放團隊潛能的關鍵工具。透過建立清晰的角色分工、標準化的作業流程，以及可視化的進度追蹤，我們能有效降低專案風險、提升執行效率，並建立團隊間的信任基礎。記住，最好的流程是讓每個人都知道下一步該做什麼，而不是讓大家在混亂中猜測。

在您目前參與的專案中，有多少決策是基於明確的流程標準，又有多少是憑藉個人經驗或直覺？當您的團隊面臨人員異動或專案複雜度提升時，現有的工作方式是否還能維持同樣的品質與效率？或許，現在正是重新檢視並優化您專案管理流程的最佳時機。若您想要進一步學習流程改善相關議題，邀請您學習《流程改善術：優化改進與持續領先的關鍵一課》。