常常有人私訊問我,剛入門引導可以讀哪一本書?
非常推薦這本「引導學」,一句話解釋何謂引導「引導(Facilitation),用來解決問題與形成共識的技術。可以提高會議的效率,甚至於還可以擁有推動社會改革的力量。」


什麼是引導?
始於問題,發於群體


引導
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日常生活中,我們要不斷地面對並解決各式各樣的問題,而什麼叫做問題呢?
所謂的問題就是理想與現實之間的差距。我們期待,定下的目標或主張的理想,與現實的情況之間存在的落差。

用組織團隊的力量來解決問題,稱引導。組織要使用引導的地方包括,開會,專案執行,人才應用,團隊僵化等,綜觀來說,都是屬於人的問題。人和人之間的各種交互作用,形成了串聯,就需要透過引導來發揮產生預期的效果。

我們用一句話來概括引導學,是一種促使團隊成員的智慧互相激盪的技巧,又稱為參與式合作。引導者在過程中需以中立的立場管理團隊活動的各個過程,引發團隊合作,對其提供資源,讓團隊活動的成果達到最佳化。
過程還有兩個特點:

  1. 把活動內容完全交給團隊決定,只要對要抵達的目的過程中進行督導。
  2. 用中立的立場來支援活動,幫助參與者客觀,產出高度信服的成果。

▍角色:引導者,成功進行的幕後操盤手

引導者要做的,創造出一個有效溝通的場域,串聯在場的每一個人,幫助團隊產生力量,整合每一個人不同的思維,產生優質的共識。

在這裡的小小聚焦一下領導、管理、引導

  • 領導:決定組織的方向,以目標和策略為主力。
  • 管理:建造達成目標的系統,以計劃和結構作為主力。
  • 引導:建立場域串聯,觸發參與式的合作,以意義和關係為主力。

引導者需要具備的四大核心技術

  1. 營造場域的技巧,創造一個安全安心的場域,目的是要串起人們,可以透過流程設計和破冰來進行。
  2. 高效溝通的技巧,引導者必須能理解學員的想法,引導出各種假說,例如傾聽,複誦摘要,提問,主張,解讀非語言訊息。
  3. 討論架構化技巧,包括連接,整理,歸納,讓討論的內容依照邏輯好好的互相嵌合,可以用視覺圖型的方式呈現意見想法。
  4. 形成共識的技巧,彙整和分享是這個階段必須營造的,領導者需要改時總結各方意見,以解決問題為前提,幫助團體組織進行決策。

效益:團隊引導的三大價值

引導可以帶給團隊三大效益

  1. 提高學習的速度:透過引導可以讓我們在短時間內,引領團隊產生最佳的結果。可以在組織中建立起自我學習機制,加速學習的循環。
  2. 團隊發揮綜效:在金字塔型的組織當中,部門之間壁壘分明,任務調整意見協調容易產生分歧各說各話,可以透過引導建立一個安全彼此安心,自由的交換意見的場域,將心比心了解彼此想法,撞擊磨合,讓團隊深度的交流,最後可以發揮團隊的綜效,創造共識。
  3. 培育成員自我約束的能力:活化每一個人的自律,當團隊開始朝向某一個目標展開行動的時候,如果身為團隊的一員沒有跟上,沒有以整體利益為優先的前提,是無法發揮真正的實力的。所以必須自我約束,才能真正參與其中。

▍應用:企業常見引導的價值場景

引導運用在體驗教育、會議策略、組織行為、教練,有不同的理解。是因為有不同的領域和目的。各個部分囊括與應用的必備能力,都有著不同的價值場景。

舉些例子:

  1. 解決問題型的引導,主要在商業活動上,有目標或策略的自訂,到產品開發、人才開發,不同部門內部會議,以引導的方式強化共同意識與相互理解,探索問題點的可能性。組織轉型和再生,全面形成學習型組織。
  2. 教育型的引導,用在體驗教育活動當中帶領學生思考,學習,尊重每一個個體,有別於單一講授式,教師轉化成引導者。
  3. 教練型引導,以面對願景,未來應用,改變應用最為明確。

如何舉辦一場好的引導活動?
請掌握以下七件事


好的引導
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1.引導者必須在流程過程中避免撞上冰山,例如:
有沒有個人偏好的問題?
有沒有針對組織的功利問題?
有沒有制度規範的問題?

引導者如同引水人,不是把一群人聚在一起就可以解決問題,必須打造出一個場域,帶領參與者一步步地進行工作,這個就是團隊活動的設計,也是左右整個工作坊成敗的重要步驟。
場域設計簡單的來說是活動架構的設計,主要有目的,目標,規範,成員,流程。目的是方向,也是活動的意義,要讓所有成員都明白為何要有這一次會議的原因,目的明確,就可以思考用什麼方法,讓所有的人參與進來激盪。

2.目標是目的的一個明確方向,可以把它縮小成一個議題。不限定為一個,但必須是我們大家心中的預期。

3.規範,簡單說是參與行動的準則,我們尊重多元意見,以開放的態度進行相關的討論,當有人發言時仔細聆聽,放下職務職位與立場,這些都是適用在團隊的行為的準則。

4.流程,為了達到目標必須走過的步驟,例如:在什麼時間點,進行什麼樣的討論以及活動,簡單說叫流程設計,包括:事先的會議通知,會議後的追蹤調整。

5.參與成員,邀請重要的利害關係人參與會議,讓團隊討論的品質提高,匯集出最大的智慧,人數會影響達成共識的品質,最有效率的組合是引導者要深思熟慮的。
成員的部分我們多說一點,什麼叫做最合適團隊,如何讓成員的力量發揮到最大的極致,我們可以從成員的思維特性跟行為特質來進行探討包括:溝通分析理論,九型人格分析法, DISC人際溝通,什麼樣的組合最有成效,其實是各有優缺點,但無論如何要盡快判斷出各個成員的性格特性,採取最適合的溝通方式,是非常重要的事情,引導者要扮演好眾人之間的橋樑角色。

6.問問題的力量,透過提問來加深對話的深度,開放型的提問優於封閉式提問,所謂開放型,就是問是什麼?什麼時間?為何?如何?
開放式的提問主要是能夠引導出藏在表面發言背後真正的想法,讓眾人的意見串聯,尤其是在做腦力激盪法及創意思考更是好的方法。
提的問題邀請成員說出想法,引導者需要摘要成員的發言內容,留意成員的非語言訊息,這樣的安全信任空間可以為會議或團隊創造出更好品質的討論結果。

7.工具,分享一下我個人引導的教具、工具包。

  • 紙(各色紙,白報紙)
  • 牆面布
  • 紙膠帶
  • 計時器
  • 白板(個人小白板,教室大白板)。

至於引導者的決策工具箱,我想用另外一本書來跟大家擇期分享。

引導者之路
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最後的提醒,當你開始成為引導者的一天,必須持續的學習,尋找共學、共備的團體,為你的引導技術增進,建議當你每一次工作坊結束後完,為下一次複盤,為自己和參與者負起最大的責任。

走自己的路,每一步都是進步。
于室呼引導

你是否也曾有過花了時間開會,結果沒有任何結論的經驗呢? 明明事前對焦過需求,但專案結果卻與客戶想法有差異? 這些都可能源自於想法落差與共識不足的因素。因此,近年引導廣泛被應用於企業會議、活動,甚至培訓,逐漸成為企業主管必修職能。 本專欄將以「引導」為主軸,透過許顧問的分享,將書籍的知識點套用到企業案例或場景,完美演繹學理與實務的結合。