主管若在職場上一帆風順,或許不熟悉如何與下屬進行績效檢討與改善行動。因為主管無法理解績效不佳者面對績效時的「無力感」與「壓抑」,同時會主觀的認為績差者沒有投入工作。這會讓他們彼此之間的幾尺成為「最遙遠的距離」。

員工當然也無法體會主管在面對績效不佳時的「焦慮」與「徬徨」。而他們最大的隔閡在於對工作意義的認知差異。主管看績效的角度會側重在「成果與貢獻」,但員工則偏重在自己的「付出與收穫」。所以跟下屬檢討績效時的關鍵就在於如何「橋接雙方的重點」


重點1:讓員工認清自己


員工在績效上的問題經常出現在「沒有抓到重點」;而主管的問題則是「沒有重點說明」。

對重點說明的技巧和能力,是主管要對下屬進行績效檢討與改善行動時的「關鍵課題」。這時主管要有一套:設想、教導、帶領、緊盯、協助的方法及節奏。

談到績效檢討與工作改善,多數的主管都具有豐富的「實戰經驗」,但缺乏講述重點的「問答經驗」。主管對於工作改善覺得已經「講重點了」,而員工卻認為「聽不到重點」。所以要把績效檢討做好,必須要掌握溝通6大重點:

績效檢討溝通重點
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重點2:把工作改善當投資


工作改善,績效檢討
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主管在與下屬進行績效檢討時的四大任務是:看到機會、支持加分、帶動組織、鼓舞士氣。

  1. 看到機會:討論以正面角度可看見的機會。
  2. 支持加分:整合團隊資源提供補給系統。
  3. 帶動組織:利用引人注目的「工作賽局」來發動組織動能。
  4. 鼓舞士氣:鼓勵用自己的方式成就「不凡」。

工作檢討本身是一種追求「自我實現」的過程。所以主管的角色伴演側重在提出觀點、點出影響、找出盲點、說出看法、共商對策。

  1. 提出觀點:主管根據實務經驗進行「破題」。
  2. 點出影響:用觀點來印證過去、現在、未來。
  3. 找出盲點:盤點目前常發生的障礙。
  4. 說出看法:用「角色互換」來陳述觀與作法。
  5. 共商對策:主管是教練,讓員工在場上盡情發揮。
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重點3:工作改善過程要有吸引力


主管的焦點容易放在如何達標,卻輕忽時空背景所造成的「天然差異」。所以不能完全用過去自己的成功經驗要複製在所有同仁身上,比例應低於50%。

同時主管必須到現場去親身體驗,想辦法用同仁的優勢來進行績效檢討與工做改善。以下6大模組可供參考:

工作改善與檢討作業六大模組

模組行動
模組一:作業重點•行動細則
•行動淬取
•流程規劃
•要求紀律
模組二:管理模式•管理原則說明
•作業要求溝通
•成員看法篩選
•提示可行辦法
模組三:運作方法•職能認證制度
•現場運作導向
•強調運作透明
•統一操作步調
模組四:驗收績效•最佳樣本
•批判異見
•競賽規則
•驗收改善
•負責競賽
模組五:改善瓶頸•自動報告
•陋習改革
•焦點訓練
•重制權責
模組六:成果維護•紀律運作
•聊天改善
•報酬績效
•拓展視野
•公開對話
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重點4:檢討改善要產生共鳴


績效檢討
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工作績效改善檢討的重點兩大主軸及步驟:

  1. 生產力成長:①設定工作等級→A、B、C、D產值標準 ②訂出年度_季度_月度目標’。
  2. 行動量能的提升:①規劃可達標的行動量能標準 ②用系統或人工紀錄統計。
  3. 即時公開生產值及成員行動量能現狀資訊。
  4. 主管以「工作成長表」進行績效檢討與工做改善。

員工在職場上需要公司的制度與主管的帶領才能逐步成長。而且每位同仁狀況不一,所以主管要用心呵護教導,並在過程中得到個人的成長與成就。

以下是主管在進行績效檢討與工作改善的10大教戰守則,請你體悟練習:

  1. 不斷挑戰現狀跳脫舒適圈
  2. 「看法整合」是績效改善的重中之重
  3. 溝通訓練著重在「公開報告」的練習
  4. 主管每次都要提出一套邏輯清晰的說法
  5. 雙向「挑戰觀點」以達最佳解決方案
  6. 績效檢討應先從雙方「自我評價」開始
  7. 績效改善重點在於面對缺點即刻反省
  8. 思考要怎麼修改才能提升10%績效
  9. 每次的績效檢討一定要有借鏡做法
  10. 績效檢討最大的風險就是「沒有追蹤」

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聶繼承
聶繼承 顧問

王者教練

曾任富士康集團大陸子公司數碼捷豹、紅利多數碼量販總經理、台灣神腦國際副總經理及聯強國際業務協理,業務及企業經營管理逾35年,是個實戰經驗豐富的練家子,擅長業務團隊的塑造及管理、精於人才的培育、擅長管道布建、異業行銷策略、連鎖店系統、新人培訓規劃及操作, 堪稱「超級業務教主」。